Recebido o boleto e sua respectiva nota fiscal (NFe), se faz necessária a conferência do valor. O valor estando correto, é necessário lançar o gasto na planilha de custos do setor (Figura 1).

                                                                  Figura 1 – Planilha de custos.

Depois de lançado o custo na planilha, deve-se colocar o carimbo no boleto e nota. Esse carimbo é configurado pela TI no software leitor de pdf (Adobe Reader) na máquina do usuário (Figura 2).

                                                                  Figura 2 – Carimbo Adobe Reader no arquivo.

Colocado o carimbo, agora é inserir/copiar/mover o arquivo para a estrutura do Drive criada pela TI (Figura 3). Cada estrutura é compartilhada entre o respectivo setor e o setor financeiro. 

                                                                  Figura 3 – Estrutura Drive.

Dentro desta estrutura, encontraremos a pasta de contratos e as pastas dos respectivos meses da cobrança (Figura 4). Na pasta de contratos, colocaremos os contratos e os respectivos aditivos caso o contrato possua algum. Crie uma pasta para cada contrato para que os arquivos fiquem organizados. Já nas pastas referentes aos meses, colocaremos os boletos com suas respectivas datas de vencimento dentro dos meses de referência e notas fiscais com os devidos carimbos.

                                                                  Figura 4 – Pastas da Estrutura no Drive.

Ao colocarmos o(s) arquivo(s), devemos sempre renomear e organizar o(s) mesmo(s) (Figura 5). Para isso, devemos renomear colocando o ano, mês e dia antes do nome da empresa que será separado pelo símbolo “_”. Dessa forma os arquivos ficarão organizados por data e com isso o setor financeiro ter uma ideia dos vencimentos (Exemplo: 20251010_Alterdata.pdf).

                                                                  Figura 5 – Organização/Inserção dos arquivos.

O setor financeiro ao fazer os lançamentos irá alterar os nomes do arquivo colocando um “ok” antes do nome do arquivo para que todos saibam que o lançamento foi agendado para pagamento e para controle interno (Figura 6).

                                                                  Figura 6 – Pagamento informando que a nota fiscal virá depois.

Exceções:

• Boleto que a nota fiscal é gerada após pagamento. Neste caso, coloque o boleto com o carimbo e ao final do nome informe que a NFe virá depois (Exemplo: 20251003_Umbler RedeHost (Nfe vem depois).pdf) (Figura 7).

Após receber a nota fiscal, colocar na pasta com o carimbo e comunicar ao financeiro que a mesma foi inserida na estrutura para conciliação do valor gasto.

                                                                  Figura 7 – Pagamento informando que a nota fiscal virá depois.

• 13ª Cobrança: Neste caso, deve-se imprimir o boleto e nota fiscal ou caso tenha recebido o aditivo para que seja recolhidas as assinaturas de aprovação. Aproveite e envie o cálculo com o percentual de aumento seguindo o índice determinado pelo contrato.