Recebido o boleto e sua respectiva nota fiscal (NFe), se faz necessária a conferência do valor. O valor estando correto, é necessário lançar o gasto na planilha de custos do setor (Figura 1).

                                                                  Figura 1 – Planilha de custos.

Depois de lançado o custo na planilha, deve-se colocar o carimbo no boleto e nota. Esse carimbo é configurado pela TI no software leitor de pdf (Adobe Reader) na máquina do usuário (Figura 2).

                                                                  Figura 2 – Carimbo Adobe Reader no arquivo.

Colocado o carimbo, agora é inserir/copiar/mover o arquivo para a estrutura do Drive criada pela TI (Figura 3). Cada estrutura é compartilhada entre o respectivo setor e o setor financeiro. 

                                                                  Figura 3 – Estrutura Drive.

Dentro desta estrutura, encontraremos a pasta de contratos e as pastas dos respectivos meses da cobrança (Figura 4). Na pasta de contratos, colocaremos os contratos e os respectivos aditivos caso o contrato possua algum. Já nas pastas referentes aos meses, colocaremos os boletos com suas respectivas datas de vencimento dentro dos meses de referência e notas fiscais com os devidos carimbos.

                                                                  Figura 4 – Pastas da Estrutura no Drive.

Ao colocarmos o(s) arquivo(s), devemos sempre renomear e organizar o(s) mesmo(s) (Figura 5). Para isso, devemos renomear colocando o ano, mês e dia antes do nome da empresa que será separado pelo símbolo “_”. Dessa forma os arquivos ficarão organizados por data e com isso o setor financeiro ter uma ideia dos vencimentos (Exemplo: 20251010_Alterdata.pdf).

                                                                  Figura 5 – Organização/Inserção dos arquivos.

Exceção:

• Boleto que a nota fiscal é gerada após pagamento. Neste caso, coloque o boleto com o carimbo e ao final do nome informe que a NFe virá depois (Exemplo: 20251003_Umbler RedeHost (Nfe vem depois).pdf) (Figura 6).

Após receber a nota fiscal, colocar na pasta com o carimbo e comunicar ao financeiro que a mesma foi inserida na estrutura para conciliação do valor gasto.

• O setor financeiro ao fazer os lançamentos irá alterar os nomes do arquivo colocando um “ok” antes do nome do arquivo para que todos saibam que o lançamento foi agendado para pagamento (Figura 6).

                                                                  Figura 6 – Pagamento informando que a nota fiscal virá depois.