NOVO FLUXO PARA EMISSÃO DE COMUNICADOS INTERNOS
Objetivo: Os comunicados internos destinam-se a repassar informações oficiais dentro da instituição, conectando diferentes setores a fim de que estejam cientes sobre mudanças de fluxos, processos, novos procedimentos, projetos, políticas e iniciativas que interfiram na rotina dos colaboradores.
Como solicitar: O responsável pelo setor solicitante deverá abrir um chamado no Tom Ticket (https://unifase.tomticket.com/helpdesk ).
No campo “Departamento”, SECOM – Comunicação Interna deverá ser selecionada. No assunto, deverá ser escrito “Comunicado Interno” e no corpo da mensagem será necessário descrever os seguintes itens:
- Destinatário (explicitando quais os setores que deverão receber o comunicado);
- Emissor (nome de quem assinará o comunicado com cargo e setor correspondente);
- Assunto do Comunicado;
- Texto prévio.
O texto prévio deverá conter todas as informações que deverão ser comunicadas. Para isso, o tema central deverá ser explicado, destacando as mudanças que serão realizadas, prazos, setores envolvidos direta ou indiretamente e procedimentos adotados, a fim de orientar os setores como proceder e quem contatar em caso de dúvidas.
O prazo para resposta do chamado é de dois dias úteis, por isso, é importante que o chamado seja aberto com antecedência para que seja elaborado e aprovado dentro do prazo necessário para a divulgação.
Após a abertura do chamado, toda interação com o setor solicitante para finalização do comunicado será feita via sistema (Tom Ticket), incluindo aprovações. Assim, como acontece com os chamados para a TI, as interações serão registradas automaticamente por e-mail para facilitar a visualização por ambas as partes. No caso de falta de resposta do solicitante, o chamado será fechado, necessitando de um novo chamado para que o serviço seja retomado.
O Comunicado deverá ser assinado pela liderança do setor, que deve estar ciente e de acordo com seu conteúdo. Desta forma, caso o chamado não seja aberto pelo líder, o funcionário responsável pela abertura deverá registrar a aprovação da liderança no sistema.
A nova ferramenta terá um layout padrão que será usado por todos os setores, com numeração específica para controle e data de emissão, podendo ser impresso e instalado nos murais internos para facilitar a disseminação entre os funcionários, caso as lideranças julguem ser necessário.
O disparo do comunicado será feito pelo e-mail da Gerência de Comunicação, após o registro da aprovação do conteúdo no sistema. As chefias que não tiverem acesso ao Tom Ticket podem solicitar a criação do cadastro junto ao setor de Tecnologia da Informação pelo ramal 6476 ou pelo e-mail info.leonardo@unifase-rj.edu.br .