Acompanhamento de projetos

Utilização da ferramenta Bitrix24.

Diagrama de Gantt.

Lista de tarefas.

Tópicos

1. Introdução.
2. Criando o ambiente.
3. Incluindo participantes.
4. Criando o cronograma.
5. Acompanhando tarefas.

1- Introdução

Conceitos básicos.

Acompanhando um Projeto

1. Planejamento: Definição de objetivos, recursos (humanos e materiais), responsáveis, etapas e prazos.
2. Execução: Estágio do projeto em que tudo o que a equipe planejou é colocado em ação.
3. Monitoramento: Acompanhamento da execução adequada e a tempo das etapas do projeto.
4. Controle: Conjunto de práticas e ferramentas utiliza das para gerenciar e monitorar o progresso de um projeto.
5. Encerramento: Consolidação e formalização dos resultados alcançados.

Estrutura do Bitrix24

1.  O que é: Um serviço online que oferece todas as ferramentas necessárias para operação e gestão de negócios: colaboração; messenger; tarefas e projetos; CRM; automação; sites e loj as; CoPilot;
2. Aplicabilidade: Possui aplicativo para celular. O módulo de tarefas e projetos possui ferramentas para criação e acompanhamento de cronogramas (diagrama de Gantt) e tarefas. Este módulo é gratuito, ao contrário dos demais.
3. Utilização: Apenas o administrador do espaço Bitrix24 pode criar o ambiente. Pode definir o proprietário do projeto, que tem o direito de editar cronogramas (tarefas) desse projeto. Os de mais podem apenas visualizar o  mesmo e sua lista de tarefas, bem como datas previstas para término de execução.

Tarefas e projetos - Ferramentas

• Quadro Kanban (prazo) – “post-its” coloridos para acompanhamento:

Tarefas e projetos - Ferramentas

• Gráfico de Gantt – cronograma propriamente dito:

Tarefas e projetos - Ferramentas

• Acompanhamento do tempo gasto:

2- Criando o ambiente

Criar uma conta...

• O gestor do projeto será o primeiro a criar uma conta;
• A partir daí ele criará o organograma que conterá os envolvidos (se aplicável) e convidará os recursos

Passos:

• Acessar o site bitrix24.com.br;
• Clicar em “COMECE GRÁTIS”;
• Informe e-mail, selecione as opções abaixo e clique em “CADASTRE-SE GRÁTIS”;

Passos:

• Na tela seguinte clicar em “Continuar”;
• Preencher as informações:
  • Tamanho da empresa: mais de 250 pessoas;
  • O que você faz: Educação;
  • Qual o seu cargo: Outro e especificar;
  • Qual o seu principal objetivo: gerenciar projetos/tarefas (Tarefas e Projetos)
  • Clicar em “Terminar”;
  • Você receberá um e-mail intitulado “Conta Bitrix24 - Por favor, confirme seu e-mail” – acesse e clique para confirmar.
  • Entre uma senha e clique em “CREATE PASSWORD” e depois em “ACESSAR”.

Criar a estrutura de trabalho...

• Passar o mouse sobre o ícone “Tarefas e Projetos” e usar o menu drop-down para chegar até “Empresa”.

Criar a estrutura de trabalho

• Editar a estrutura (nomes e hierarquia):
  • Ícone: permite editar nome do departamento e selecionar supervisor;
  • Ícone:  permite adicionar departamento secundário;
  • Ícone: permite excluir departamento secundário.

3- Incluindo participantes...

• Convidar usuários – sugestão por ordem de preferência:
  • Por link – deixar selecionado “Permitir cadastro rápido” (1), clicar em “COPIAR LINK” (2) e encaminhar por e-mail ou Whatsapp;
  • Convidado clica no link recebido e completa cadastro.

• Convidar usuários – sugestão por ordem de preferência:
  • Por e-mail ou número de telefone – inserir e-mail, nome e sobrenome, pode enviar vários ao mesmo tempo;
  • Convidado clica no link recebido e completa cadastro.

Completando o cadastro 

Ajustando a estrutura

• Voltando para a tela de “Empresa” é possível arrastar (drag-and-drop) os funcionários para o departamento desejado.

4- Criando um cronograma

Acessar o menu de tarefas

• Clicar no ícone “Tarefas e Projetos” (1) - surgirá a tela apresentada;
• Se não tiver criado ainda, clicar no ícone “Projetos” (2);
• Caso contrário, clicar no ícone “Tarefas” (3).

Criar um projeto...

• Ao clicar no ícone “Projetos” surge uma tecla “CRIAR”;
• Na tela seguinte, selecionar “Projeto” e clicar em “AVANÇAR”.

• Na tela seguinte, nomear o projeto (em nosso exemplo “Demonstração Bitrix24”);
• Clicar em “ PRÓXIMO".

• Na tela seguinte, nomear o projeto (em nosso exemplo “Demonstração Bitrix24”);
• Escolher o ícone desejado;
• Clicar em “PRÓXIMO”.

• Definir opção de privacidade do projeto;
• Clicar em “PRÓXIMO”.

• Definir equipe – proprietário, moderador (caso use fóruns) e membros;
• Clicar em “PRÓXIMO”.

Criar tarefas... 

• Clicar novamente no ícone “Projetos” para selecionar o projeto desejado;

• Selecionar “Gantt” para criar o cronograma.

Criar tarefas

• Preencher os itens necessários – no mínimo:
  • 1 – nome da tarefa;
  • 2 – responsável;
  • 3 – prazo.
• Clicar em “ADICIONAR TAREFA”.
• Repetir processo para criar demais tarefas.

Visualizar projeto e fazer encadeamentos

• Clicar em Gantt (1);
• Clicar no indicador azul da tarefa desejada para gerar encadeamento (2).

Outras formas de visualização

• Além do gráfico de Gantt, é possível visualizar as tarefas como:
  • Lista;
  • Kanban;
  • Planejador;
  • Calendário;
  • Prazo.

5- Acompanhando o projeto

• Clicando em uma tarefa é possível:
  • Iniciar sua execução (1);
  • Indicar sua conclusão (2).