Acompanhamento de projetos

Utilização da ferramenta Bitrix24.

Diagrama de Gantt.

Lista de tarefas.

Tópicos

1. Introdução.
2. Acessando o ambiente.
3. Criando o cronograma.
4. Acompanhando tarefas.

1- Introdução

Conceitos básicos.

Acompanhando um Projeto

1. Planejamento: Definição de objetivos, recursos (humanos e materiais), responsáveis, etapas e prazos.
2. Execução: Estágio do projeto em que tudo o que a equipe planejou é colocado em ação.
3. Monitoramento: Acompanhamento da execução adequada e a tempo das etapas do projeto.
4. Controle: Conjunto de práticas e ferramentas utiliza das para gerenciar e monitorar o progresso de um projeto.
5. Encerramento: Consolidação e formalização dos resultados alcançados.

Estrutura do Bitrix24

1.  O que é: Um serviço online que oferece todas as ferramentas necessárias para operação e gestão de negócios: colaboração; messenger; tarefas e projetos; CRM; automação; sites e loj as; CoPilot;
2. Aplicabilidade: Possui aplicativo para celular. O módulo de tarefas e projetos possui ferramentas para criação e acompanhamento de cronogramas (diagrama de Gantt) e tarefas. Este módulo é gratuito, ao contrário dos demais.
3. Utilização: Apenas o administrador do espaço Bitrix24 pode criar o ambiente. Pode definir o proprietário do projeto, que tem o direito de editar cronogramas (tarefas) desse projeto. Os de mais podem apenas visualizar o  mesmo e sua lista de tarefas, bem como datas previstas para término de execução.

Tarefas e projetos - Ferramentas

• Quadro Kanban (prazo) – “post-its” coloridos para acompanhamento:

Tarefas e projetos - Ferramentas

• Gráfico de Gantt – cronograma propriamente dito:

Tarefas e projetos - Ferramentas

• Acompanhamento do tempo gasto:

2- Acessando o ambiente

Passos:

• Acessar o site bitrix24.com.br;
• Clicar em “LOGIN”;
• Escolha a opção Login por email Google e escolha a sua conta @unifase-rj para realizar login;

3- Criando um cronograma

Acessar o menu de tarefas

• Clicar no ícone “Tarefas e Projetos” (1) - surgirá a tela apresentada;
• Se não tiver criado ainda, clicar no ícone “Projetos” (2);
• Caso contrário, clicar no ícone “Tarefas” (3).

Criar um projeto...

• Ao clicar no ícone “Projetos” surge uma tecla “CRIAR”;
• Na tela seguinte, selecionar “Projeto” e clicar em “AVANÇAR”.

• Na tela seguinte, nomear o projeto (em nosso exemplo “Demonstração Bitrix24”);
• Clicar em “ PRÓXIMO".

• Na tela seguinte, nomear o projeto (em nosso exemplo “Demonstração Bitrix24”);
• Escolher o ícone desejado;
• Clicar em “PRÓXIMO”.

• Definir opção de privacidade do projeto;
• Clicar em “PRÓXIMO”.

• Definir equipe – proprietário, moderador (caso use fóruns) e membros;
• Clicar em “PRÓXIMO”.

Criar tarefas... 

• Clicar novamente no ícone “Projetos” para selecionar o projeto desejado;

• Selecionar “Gantt” para criar o cronograma.

Criar tarefas

• Preencher os itens necessários – no mínimo:
  • 1 – nome da tarefa;
  • 2 – responsável;
  • 3 – prazo.
• Clicar em “ADICIONAR TAREFA”.
• Repetir processo para criar demais tarefas.

Visualizar projeto e fazer encadeamentos

• Clicar em Gantt (1);
• Clicar no indicador azul da tarefa desejada para gerar encadeamento (2).

Outras formas de visualização

• Além do gráfico de Gantt, é possível visualizar as tarefas como:
  • Lista;
  • Kanban;
  • Planejador;
  • Calendário;
  • Prazo.

4- Acompanhando o projeto

• Clicando em uma tarefa é possível:
  • Iniciar sua execução (1);
  • Indicar sua conclusão (2).